Järgnevalt ettepanekute ja vastuväidete koostamise põhimõtetest ja sellest, kelle poole üldse pöörduda ning mida silmas pidada avalikul arutelul osalemise puhul.

5.1 Ettepanekute ja vastuväidete koostamise põhimõtted

Ettepaneku ja vastuväite erinevus seisneb selles, et kui ettepanek on teiepoolne ettepanek millegi muutmiseks või teisiti tegemiseks, siis vastuväites ei ole te mingi planeeringulahendusega nõus või leiate, et planeeringu menetlemisel ei ole täidetud seaduse nõudeid.

Ettepanekud, vastuväited ja küsimused on soovitav alati esitada kirjalikult, argumenteeritult, emotsioonivabalt, struktureeritult, pealkirjastatult ja nummerdatult.

Kirjalikult seepärast, et siis on hilisemate võimalike vaidluste puhul lihtsam asju ajada - te saate näiteks pabereid üle lugedes välja selgitada, milliseid seisukohti on osapooled andnud. Ja kui teile jäetakse vastamata, siis saate tuua välja oma kirjalikud ettepanekud ja nõuda, et neile vastataks nii nagu seaduses ette nähtud. Oma kogemustest soovitame ka avaliku arutelu raames esitatud ettepanekud ja vastuväited vormistada kirjalikult. Kuigi avaliku arutelu korraldaja koostab arutelust protokolli ja teil on võimalik oma ettepanek ning vastuväide paluda protokollida, ei saa te kuidagi mõjutada seda, millises sõnastuses teie ettepanek või vastuväide tegelikult protokollitakse. Erinevast sõnastusest tingituna võib ka mõte muutuda, rääkimata siis sellest, et protokollija võib „unustada“ mõned küsimused protokollimata. Avaliku arutelu protokolli ei kooskõlastata üldjuhul kõikide avalikust arutelust osavõtnud osapooltega, mistõttu te ei saa protokolli ka vajadusel täiendada. Küll aga muutub protokoll edaspidises menetluses oluliseks dokumendiks, millele vajadusel viidatakse kui tõendile, et avaliku arutelu käigus ettepanekuid ja vastuväiteid ei esitatud jms.

Argumenteeritult seepärast, et teie ettepanekul või vastuväitel oleks kaalu. Emotsioon „mulle lihtsalt ei meeldi see planeering“ või „ma olen põhimõtteliselt selle planeeringulahenduse vastu“, ei ole argument. Argumendiks on siiski konkreetsed põhjused, miks üks või teine lahendus teie meelest sobivam oleks, miks te planeeritavaga ei nõustu või millises osas esineb vastuolu seadusega. Konkreetsete põhjuste ja omapoolsete ettepanekute väljatoomine võib saada aluseks võimalikule kompromisslahendusele.

Emotsioonivabalt kirja pandud ettepanekul või vastuväitel on suurem võimalus arvestatud saada, sest fakte on palju keerulisem ümber lükata kui liialdusi või solvanguid. Teie eesmärgiks on teie ettepaneku või vastuväite arvesse võtmine planeeringu menetlemisel ja mitte enda verbaalne „väljaelamine“. Soovitav on ettepanek või vastuväide valmis kirjutada, sellel paar päeva "seista" lasta ning siis uuesti uue pilguga üle lugeda, korrigeerida ja täiendada ning alles seejärel ära saata.

Ettepanekud võiksid olla teemade kaupa struktureeritud, nummerdatud ja pealkirjadega. Struktureeritud ettepanekutes ja vastuväidetes peaks olema konkreetse punkti lõpus kirjas see, millist lahendust te oma ettepaneku puhul täpsemalt ootate (kas teema täpsemat käsitlemist, konkreetse teie poolt väljapakutava lahenduse arvesse võtmist vms). Tihtipeale oleme meie poole pöördunud abivajajate ettepanekud pidanud lihtsalt ümber sõnastama küsimuse vormist konkreetsesse ettepaneku vormi. Asi on selles, et kui te sõnastate oma seisukohad valdavalt ainult küsimustena, siis ametnik võib piirduda ainult neile vastamisega, kuid see ei pruugi mõjutada otsuse tegemist. Näiteks teeb teile muret põhjaveele avaldatav mõju ja te küsite – kas põhjaveega seotud probleeme on üldse uuritud? Ja saate vastuseks, et „ei ole”. Kui sõnastaksite oma soovi aga ettepanekuna – „teen ettepaneku viia põhjaveega seotud probleemide selgitamiseks läbi täiendavad uuringud”, siis ametnik ei saa teile vastata lihtsalt „ei”, vaid peab juba põhjendama, kui ta ei taha teie ettepanekut arvestada.

Hea oleks kui saaksite pealkirjas kokku võtta ka ettepaneku või vastuväite põhisisu. Nii on teie seisukohad palju lihtsamini jälgitavad ja arusaadavamad kui siis, kui esitate oma seisukohad ühe katkematu tekstina. Nummerdamine ja pealkirjastamine tulevad kasuks ka siis, kui läheb vaidlusteks. Lihtne on tuua välja, millisele ettepanekule saadetud vastusega te ei ole päri ja mis jääb vaidlusküsimusena õhku. Muidu peaksite hakkama näiteks üle lugema, millise lehekülje millises lõigus olevat ettepanekut te silmas pidasite jne. v Ettepanekute ja vastuväidete esitamise ja vormistamise ühe näitena soovitame vaadata Eesti Keskkonnaühenduste Koja (EKO) kodulehe andmebaasi juhtumit seoses planeeritava elamuehitusega Laheranna kinnistutel Jõelähtme vallas või Jägala joa hüdroelektrijaama juhtumit .

5.2 Kellele ettepanekud ja vastuväited adresseerida?

Ettepanek ja vastuväide on vaja saata tegevusloa väljaandjale või planeeringu koostamise juhtijale (st kohalikule omavalitsusele või maavalitsusele). Tegevusloa väljaandjaks võib olla Keskkonnaamet (jäätmelubade, maavara kaevandamislubade jms puhul) või kohalik omavalitsus (ehitusload). Planeeringu kehtestajaks on maakondliku planeeringu puhul maavalitsus, üld- ja detailplaneeringute puhul kohalik omavalitsus.

Ajalehes, maavalitsuse või kohaliku omavalitsuse koduleheküljel või ametlikes teadaannetes ilmunud teates peavad olema kindlasti avaldatud ka kontaktid, kellele ettepanekud ja vastuväited adresseerida. Juhul, kui teates kontakte toodud ei ole, on rikutud seadust .

Üldjuhul on teates kontaktina nimetatud see ametnik, kes on antud tegevusega kõige paremini kursis, mistõttu ettepanekute ja vastuväidete elektroonsel edastamisel lähevad need kohe ka „õige inimese kätte“. Eelkõige ettepanekute ja vastuväidete elektroonsel edastamisel soovitame teil adressaatide nimekirja lisada ametiasutuste juhid, st maavalitsuse puhul maavanema, valla- või linnavalitsuse puhul nii valla- või linnapea kui ka valla- või linnavolikogu esimees. Juhul, kui tegemist on detailplaneeringuga, mis muudab üldplaneeringut, siis võib oma ettepaneku(te)st ja vastuväide(te)st koheselt teavitada ka järelevalvajat ehk maavalitsust (nt maavanem ja maavalitsuse üldinfo e-post).

Ametiasutuste kontakte on hea leida Riigiportaalist www.eesti.ee.

5.3 Mida silmas pidada avalikul arutelul osalemisel?

Oma kogemustest soovitame ka avaliku arutelu raames esitatud küsimused, ettepanekud ja vastuväited vormistada kirjalikult, sest kuigi avaliku arutelu korraldaja koostab arutelust protokolli ja teil on võimalik oma küsimus, ettepanek ning vastuväide paluda protokollida, ei saa te eriti mõjutada seda, millises sõnastuses teie küsimus, ettepanek või vastuväide protokollitakse. Erinevast sõnastusest tingituna võib ka mõte muutuda, rääkimata siis sellest, et protokollija võib „unustada“ mõned küsimused protokollimata. See ei pruugigi olla teadlik võte, vaid inimesed kipuvadki tihti mäletama rohkem neid seisukohti, millega nad ise nõustuvad. Samuti võivad arutelud kohati nii tuliseks minna, et protokollija unustab ennast vaidlema. Avaliku arutelu protokolli ei kooskõlastata üldjuhul kõikide avalikust arutelust osavõtnud osapooltega, mistõttu te ei pruugi saada protokolli ka täiendada. Küll aga muutub protokoll edaspidises menetluses oluliseks dokumendiks, millele vajadusel viidatakse kui osalenute seisukohti kajastavale tõendile. Samas oleks otstarbekas arutelu korraldajatelt siiski protokolli ülevaatamiseks küsida, nt pärast arutelu e-posti teel.

Mitmeti mõistmise vältimiseks võib avalikust arutelust ka helisalvestuse teha (diktofoniga salvestada jutt, videokaameraga salvestada nii pilt kui jutt), mis tänapäevaseid tehnilisi võimalusi arvestades ei ole ebamõistlik soovitus. Kuna meie inimesed ei ole salvestamisega väga harjunud, oleks mõistlik oma soov juba enne arutelu või arutelu alguses korraldajatele teatavaks teha. Kui teile öeldakse, et salvestamine ei ole lubatud, siis tuletage ütlejale meelde, et tegu on avaliku aruteluga ja salvestamine aitab hiljem võimalikult täpselt esitatud seisukohti taastada.

Avalikud arutelud kipuvad tihti minema üliemotsionaalseks. Me soovitame teil arutelul toimuvasse teatud reservatsioonidega suhtuda ning pigem olukorda jälgida, kui end sinna välja elama minna. Muidugi ei ole asjakohased küsimused ja argumenteeritud vastuväited seejuures keelatud – vastupidi – sisuline diskussioon ongi arutelude mõte. Kuid sageli kujunevad need arendaja poolse tegevuse promoüritusteks, millele vastukaaluks sõimab rahvas otsustajad arendajad eksperdid läbi. Juhul kui teid huvitavas protsessis leiab aset seesugune üliemotsionaalne arutelu, siis ei ole mõtet sellega kaasa minna, sest kogu menetlusprotsessis ei ole sellel „tsirkusel“ nii olulist tähendust kui kirjalikult esitatud küsimustel, ettepanekutel ja vastuväidetel ning saadud vastustel. Kui arutelul viibib ajakirjanikke (nt kohalikust lehest) ja te soovite oma seisukohale suuremat toetust leida, võite vahetult pärast arutelu ajakirjanikule eraldi oma seisukohti lühidalt selgitada.